取消會議英文怎麼說?是cancel、postpone還是reschedule
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取消會議英文怎麼說?是cancel、postpone還是reschedule
yam蕃薯藤新聞/多益情報誌/文/徐碧霞
2018.07.1615:26
美國高爾夫球名將老虎伍茲曾說“TheamountofmeetingsI’vebeenin---peoplewouldbeshocked.Butthat’showyougainexperience,howyoucangainknowledge,beinginmeetingsandparticipating.”(人們聽到我參加開會的次數都很訝異。
但是你需藉由開會和參與會議才能獲得經驗和知識。
)
連知名的球星也都需要經常開會,可想而知,一般上班族的職場生活裡肯定有無數大大小小不同的會議。
1.會議目的
開會是職場的一個重要環節,俗話說三個臭皮匠勝過一個諸葛亮,會議的本質就是藉由眾人的溝通,討論而激發點子或解決方法。
會議因為目的不同也有不同的名稱,例如:
進度報告會議statusupdatemeeting或progressmeeting
一對一的工作表現評估會議staffappraisalmeeting或performanceappraisalmeeting
團隊激勵訓練會議team-buildingmeeting
年度會議AGM(annualgeneralmeeting)
從這些會議名稱中,我們先來學幾個多益(https://goo.gl/iyWpNv)常用單字。
progress(n)進度,進步,進行
常用在makeprogress(有進步),workinprogress(進行中)。
此外,會議在進行中也常在門口貼有MeetinginProgress的標誌。
例句:
Maryhasmadesignificantprogressinherwriting.
(Mary在寫作技巧上有很有進步。
)
A:Haveyoufinishedyourannualreportyet?(你年度報告做完了嗎?)
B:(It’s)stillaworkinprogress.(還在進行中。
)
appraisal(n)評估,評量
類似的詞還有assessment和evaluation,動詞分別為appraise、assess和evaluate。
Appraise當動詞也可以用在評估房價,例如appraisethevalueoftheproperty。
Themanagingteammadeacarefulappraisalofthesituationanddecidedtoissueapressreleasethenextday.
(管理團隊仔細評估情況,並決定隔日發佈新聞稿。
)
2.安排會議
在會議之前,還要安排和決定會議的時間、地點和參與者,在英文上安排會議可以用下面幾個動詞:
arrange/organize/schedule/setup(安排)ameeting
CanyouorganizeaconferencecallnextWednesday?
Canwescheduleameetingsometimenextweek?
Weneedtosetupameetingwithourmarketingteamthisweek.
3.會議時間
接下來要如何用英文詢問可以開會的時間?
如果心裡已有選定的日期,可說:
(Isthere)anychanceofschedulingameetingnextMonday?
Areyoufree/availableon___(日期)____?
Canwemeeton___(日期)_____?
HowaboutMondaymorning,say10:30?
*say在這裡不能直接翻譯成「說」,而是一個建議,「譬如」的意思。
如果要對方建議開會的日期,可以用下面的表現方式:
Whatdatedoyouhaveinmind?(你想要哪一天開會?)
Canwefindatimetomeet?(我們可以找個時間開會嗎?)
如果時間OK就可以說:
___(時間)____isfineforme.
___(時間)____soundsgood.
Thatdateworksforme.
如果對方提議的時間無法配合時,則可以用下面的句型再加上一個簡短的原因。
通常加了I’mafraid語氣就會比較婉轉。
I’mafraid(that)Ihaveanotherappointmentthen.(我那時有另個約。
)
I’mafraidIcan’t,becauseI’monabusinesstripthatweek.(恐怕不行,我要出差。
)
Sorry.Ican’tmakeit/themeeting.(抱歉,無法參加會議。
)
有時因為某些原因,會議需要取消或延期時,就可用下面的動詞:
cancel(取消)/postpone(延期)/reschedule(重新安排)
Weneedtopostponethemeetinguntilnextweek.Pleaseinformtheparticipantsofthecancelation.Sorryfortheshortnotice.
(我們必須將會議延到下星期。
請通知與會者這個消息。
抱歉臨時通知這變更。
)
*inform(v)通知
通常用法是informsomeoneofsomething,「臨時的知會」可以用shortnotice表示。
4.會議地點
會議時間一旦決定好之後,就需要安排甚至預訂地點。
地點這個字此時常用venue,動詞則可用book或reserve,或是makeareservation/booking。
I’llhavemyassistantarrangeavenueforourteam-buildingevent.
(我會請助理安排我們團隊激勵訓練大會的地點。
)
Thevenueforourend-of-yearpartywasa5-starhoteldowntown.
(我們年終派對的地點是在五星級飯店裡。
)
Canyouchecktheavailabilityon___________?Weneedaroomwhichcanhold/accommodate30people.
(你可以查一下某日是否有空位?我們需要一個可用容納30人的房間。
)
Hold(v)這裏當作「容納」解釋,也就是accommodate的意思。
Hold也可用於「舉行」,此時通常用被動的表現方式。
例句:
TheannualrealtorconventionwillbeheldinDenverinNovember.
(房產仲介年度大會11月將在丹佛舉行。
)
熟悉了上面幾個常用的句型和表現方式,相信商務英文會議第一階段「了解會議目的、詢問會議時間、安排會議地點」應該就可駕輕就熟了。
多益測驗練習題
1._______youhaveanyquestionsregardingthemeetingdetails,feelfreetocontactus.
(A)However
(B)Therefore
(C)Despite
(D)Should
2.Weneedtoscheduleameetingtocheckthe_________we’vemadeontheproject.
(A)regress
(B)digress
(C)progress
(D)profession
正解與解析
1.正解(D)。
本題為文法題,最主要為倒裝句Should,在此解釋為「如果」,也就是If的意思,因此正確答案為(D)。
(B)「因為」,(A)「但是,然而」皆與語意不合。
(C)despite「儘管」後面須接名詞或名詞片語,不可直接接子句。
本題題意為「如果你有任何關於會議的問題,請聯絡我們。
」
2.正解(C)。
本題為單字題,這些選項的拼字都類似,(A)regress可做動詞或名詞,做「後退,退化」解釋,(B)是動詞「離題」,通常用digress…from, (D)profession是名詞,「職業」的意思。
所以符合本題題意「我們需要安排一個會議來討論我們專案的進度如何。
」的正確答案是(C)「進展」。
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