讓團隊確實執行會議決議 - 哈佛商業評論

讓團隊確實執行會議決議. How to Get Your Team to Follow Through ... 如果你期待人們能堅持完成工作，就應該要刻意營造並協調他們努力去執行。

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任何團隊領導人都知道，每場專案會議之間發生的事情，正是決定一個專案成敗的關鍵。

不過，要激勵整個團隊，讓團隊專注於完成會議中大家都同意要做的工作，絕不是件容易的事。

理想狀態是，你已確認每位成員都方向一致，也都同意接下來該採取什麼步驟，然而，指派工作、定出截止日期，往往還不夠。

畢竟，開完會之後，事情往往一件接一件來。

情況會變化，事情的優先順序也會改變。

大部分的人花比自己預期中還要長的時間工作，而且還是把工作帶回家。

在許多地方，人們沒把原先在開會時同意要做的每件事都做完，是可接受的。

人們不會用「我的狗把它給吃了」這種差勁理由當藉口，但也差不多了。

上個星期我就曾聽到人們說：「我的早上就這樣溜走了。

」還有：「發生了其他事情。

」很難對抗這種文化，但還是可能做到的。

首先，你可以在會議結束之前，讓與會者針對每個事項應採取的具體行動和完成日期，明確達成共識。

我很喜歡這樣的講法：把X在Y日期前做完，不然就通報一下。

不要自動把下一場會議的召開時間，訂為每個事項的預定完成日。

你該選一個符合這個專案進度的日期，當作截止日，並製造一種急迫性。

要提醒你的團隊成員，日期是可以商量的，重點是他們要覺得可以在承諾的日期之前完成。

然後告訴團隊成員，若是他們的行動項目面臨無法如期完成的風險，要記得提出來溝通。

這麼做不是為了完美達成所有任務，而是要完美地溝通。

如果你期待人們能堅持完成工作，就應該要刻意營造並協調他們努力去執行。

盡可能在會議結束後一小時內，提出一頁的會議摘要，好讓每位成員都能掌握會議中的討論內容，以及接下來的步驟。

然後，你可以指派一個人負責在下一次會議之前，追蹤行動項目的進展。

這並不是巨細靡遺的微觀管理（micromanaging），也不是不信任，只是良好的專案管理。

持續記錄哪些項目已經完成。

大家在會議中同意採取的行動項目，有多少項是在大家同意的日期之前如期完成？記錄你的行動項目完成率，也就是你的「言／行」比率，可顯示你目前表現如何。

你可以訂一個目標。

依據我的經驗，平均約有60%的完成率。

若能做到85%，你的團隊會有很高的成就感。

但別預期完美的達成率，整體的成績比較重要。

別讓追蹤的工作，把你變成嚴厲的主管。

你要有同情心。

每位團隊成員都有複雜的生活，其中大部分情況是你不知道的。

你不是唯一需要他們花時間投入的對象。

人們通常同時隸屬於多個團隊，經常要向不只一位主管報告。

你應關心你的每位同事，找時間閒聊一下，設法了解他們目前的情況，如此你就能贏得他們的尊敬，也得到許可，可以要求他們完成他們答應要做的事情，而且幾乎每次都可以做到。

當然，若是有人沒做到，你就不能放著不管，但要好好跟他談。

不需要因為他無法兌現承諾，而輕視他；這通常是文化的問題，而不是個人的問題。

要記得，你是在建立一種新規範，要親自示範該有的行為，持續提醒人們，你對他們的期待為何。

如果上面這些做法無效，你無法達到可接受的完成率，你就應面對面跟團隊說清楚。

開放且坦誠地討論要完成之前大家同意的事項，是很有建設性的。

以下是一些你可以問自己和團隊的問題：●每個行動項目，是否都對完成這個專案很重要？●在我們開始投入去做時，是否決定全力以赴完成它？●我們是否都清楚要做些什麼、誰負責去做、何時要做完？●若我們無法完全投入去做，是否能夠說不，或是再協商？●是否接受有人負責追蹤你的工作進度？●我們是否有一個系統，可追蹤每一個行動項目，和那些項目是否完成？●如果有事情發生，可能會妨礙我們完成任務，我們是否同意要溝通？討論要如何解決問題，能加強提醒每個人應持續努力去執行，並且能找出妨礙他們執行的問題。

行動項目的完成率提高，不僅能夠大幅推動進展，朝目標邁進，也會帶來高度的成就感，無論對個人或團隊來說，都是如此。

（陳佳穎譯） 保羅．艾克斯托PaulAxtell作家、演講人和企業培訓師，有兩本獲獎的著作：《開會的重要性》（MeetingsMatter）和最近發行的第二版《傳授子女十大利器》（TenPowerfulThingstoSaytoYourKids）。

他開發了一系列的「追求卓越」訓練課程（BeingRemarkable），由企業主管或人力資源專家主持進行。

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