暨大公務訊息系統 - 國立暨南國際大學
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本校經常性對校內之正式發文,如函、書函、開會通知單等公文及受文單位數量也不少, ... 考量安全因素及公文簽收記錄,真正公文是存放在伺服器資料庫上,電子郵件內容 ...
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暨大公務訊息系統
內容管理單位:總務處
暨大公務訊息系統簡介
一、緣由
■全國各機關間之電子公文交換之實施成效相當良好,但功能局限於機關對機關之間公文收發
■本校經常性對校內之正式發文,如函、書函、開會通知單等公文及受文單位數量也不少,而此類公文仍以紙本為主,且需要許多人工處理作業
■校長指示計網中心著手規劃研究開發「校內電子公文交換系統」可能性
■計網中心系統組評估考量各單位主管、承辦人員、收發人員是否能接受原有工作流程之改變、公文資訊安全等因素,長期內部討論與評估可行性,決定配合原有自行開發之公文製作系統及公文流程管理系統,並增加發送非正式公文、公文後續處理記要、單位公佈欄等功能,而整合成「暨大公務訊息系統」
二、系統功能簡介
■校內正式發文,如函、書函、開會通知單等公文、非正式公文,如公告、通知,可透過本系統配合電子郵件傳送通知校內受文單位(該單位主管及登記桌人員代表單位收Email)或個人。
■考量安全因素及公文簽收記錄,真正公文是存放在伺服器資料庫上,電子郵件內容只有公文主旨及可開啟此公文之超連結,受文者必須點選開啟此公文才算完成公文簽收動作。
■每單位都有一個公文收件匣及送件匣,只有該單位主管及登記桌人員具有開啟及以單位名義送公務訊息之權限。
■ 每位教職員工也有一個個人公文收件匣及送件匣,只當事人具有開啟及以個人名義送公務訊息之權限。
■校內正式發文公文檔採用PDF檔案格式,配合本校電子憑證簽章佐證,收文者可檢查PDF附之簽章檢查真偽。
■公文除了會以電子郵件傳送通知外,每個教職員工可以使用本系統檢查是否有新的公文尚未簽收,而系統分應用程式版及網頁版,網頁版只提供查詢功能。
■發文者可檢視受文者是否已簽收及簽收時間,可掌握收件者是否收到公務訊息,如有必要可再用電話個別通知。
■每件公務訊息受文單位可將來文公佈於單位內部公佈欄,同時也提供 Email轉知單位同仁功能,可節省影印紙張成本及提昇時效性。
■每位教職員工都可以上網查詢單位內部公佈欄內容(未來將提供全文檢索)。
■每件公務訊息受文者可在系統輸入處理記要、擬辦或批示,且資料永久保存於資料庫,單位可不用執行公文歸檔工作,且本系統各種查詢功能(未來將提供全文檢索),可大量節省公文歸檔、查詢,整理超過保存年限銷毀等工作。
■系統內單位及教職員工Email通訊錄使用校務系統個人資料庫資料,使用者不用自行維護EMail通訊錄,可大量節省個人維護EMail通訊錄之時間及資料正確性。
■系統內有全校常用受信群組,另發文單位及個人可自行設定常用受信群組,方便發送公務訊息。
■系統提供自動辨別公文交換電子檔正副本等欄位內產生電子郵件位址功能
三、各單位及教職員工應配合事項
■每位教職員工必須在校務系統裡登錄個人Email位址
■使用的個人電腦必需安裝AdobeAcrobatReader6.0中文版
■收文單位可自行決定是否印列成紙本處理或直接電子方式處理
■正副本等欄位內之本校各單位名稱必需統一,以利系統自動辨別方便文書組發文人員發文
■配合電子郵件通知外,各單位登記桌人員及其代理人必須每日登入本系統檢查是否有單位公文尚未簽收
■配合電子郵件通知外,本校教職員工建議每日登入本系統檢查是否有個人公文尚未簽收
■各承辦單位儘量提供公文附件電子檔,以利文書組發文人員發文
附件
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