新手專案經理應具備的成本思維

如何做好專案成本估算與管理？ 成本的估算來源，最常見的錯誤是專案經理僅憑自己的經驗估算做為預算發展，以至於無法預見專案 ... 專案管理個案中心網路大學會員登入雜誌訂閱訂閱電子報專案管理個案中心網路大學會員登入雜誌訂閱訂閱電子報個人成長心靈成長自我學習生活時事數位趨勢健康管理理財規劃休閒娛樂職場必修產品行銷實用技能人際溝通領導管理策略經營專案管理商業分析專案管理敏捷手法風險管理專案職人SHOW新刊預告片關於我們聯絡我們廣告合作專案管理商業分析敏捷手法人際溝通心靈成長休閒娛樂自我學習健康管理理財規劃產品行銷策略經營實用技能領導管理數位趨勢風險管理 首頁 專案管理 新手專案經理應具備的成本思維新手專案經理成本思維成本管理有限資源2020/8/1作家：王可帆3028專案經理應具備的成本觀念「一位無法掌控成本的專案經理，所負責的專案注定會失敗，無法負荷『專案經理』這個職稱。

」一個專案的目標，或許不一定與財務數字有關，但所有的專案運行過程，都與成本息息相關，包含人員投入、工具添購、網站建置……等，所有的專案事務都隱含著成本支出。

假如一位專案經理，不能確實地掌握專案成本，儘管客戶滿意度200%，但支出超過預算，結果公司因為過度支出而倒閉；或節省50%專案預算，結果施工期嚴重落後，請問這位專案經理該如何在結案時衡量專案的成功與否呢？一位稱職的專案經理，絕對不會讓這些事情發生！因此，做好專案成本管理，絕對有必要，並且該列為專案目標以外，專案經理必須關注的第二事項。

專案成本來自專案工作規劃後產出的初步預估數字，專案經理會將成本與各項因素綜合考量，製作成專案預算表。

在專案過程中，專案經理應該要隨時觀察、記錄專案的開支，是否符合預算規劃；結束專案製作結案報告時，也應評估最終專案的開支是否有超過預算，或者探討與最初的成本推論相差多少。

如何做好專案成本估算與管理？成本的估算來源，最常見的錯誤是專案經理僅憑自己的經驗估算做為預算發展，以至於無法預見專案發展中未知的可能。

我會建議「成本預估」最好邀請團隊成員與領域專家（顧問）一起做估算，如此得出的專案成本會因為全面性的視野，而有較完整的估算。

此外，專案過程中要有嚴謹的支出管理，隨時監控與控制各項類別的專案成本。

專案戰情室中，常見各種圖像化的指標，例如：透過紅燈、橘燈、綠燈顯示專案的成本支出（或專案進度）；也可以考慮採用敏捷法中的燃盡圖概念顯示專案預算剩餘可用的資金。

總之，專案經理一定要隨時留意自己手上的專案預算還有多少可利用，並搭配專案時程來檢視目標達成的可能性。

有經驗的專案經理，會在專案預算規劃時，安排總預算的10%做為風險管理金，並設定動用條件與權限（此額外的10%準備管理金需列入總預算中做控管）。

如何在有限的資源下，成功完成專案專案經理應該有「資源有限」的概念，很少能讓專案經理有非常充足的預算去使用。

當你承接了一個專案，其專案預算比你預期規劃的費用少了20%，甚至是50%時，必須特別留意專案的目標是什麼，並且不斷挖掘專案目標中最有價值的核心概念。

舉例來說，你可以把一個專案目標切成3～5個子目標，並且請專案贊助人（或者要求你執行某專案的人）排列出他心目中這幾個目標價值的優先排序，以利專案經理做出取捨。

當然，如果你得到的答案是拒絕排序，並且所有切出來的目標都要完成，那建議你快逃吧！因為「失敗的專案」不僅打擊成員士氣，更會降低專案經理的信用，甚至造成組織的整體策略潰敗。

專案經理的合理拒絕，會迫使專案發起人重新審視排序專案目標價值的重要與必要性。

近期新冠疫情影響全球企業的大變動就是很好的活教材。

有些受影響的企業早已開始裁員、減薪或放起無薪假，例如：中華航空就宣布全體員工薪資調整。

但也有部分受影響的企業仍然堅持不裁員的原則，例如：美國線上支付業者Paypal就在3月31號宣布不會因為疫情而裁員。

客觀來看，企業的存在是為了營利，不能使企業獲利的策略都有被檢討的必要。

但不論企業的決定是什麼，只要經過成本審視後的行動，都是成本管理的一種展現。

若企業到現在還不知道該怎麼辦，那可能平常在財務管理原則上已經存在大漏洞，才導致沒有任何明確的管理行動。

實務上的專案成本管理重點最後，在專案管理實務的執行上，建議當專案經理拿到一筆預算時，最好以這個預算的50%做為專案成本的上限，執行運作考量。

例如：專案預算是1千萬時，最好思考假如預算只有500萬時該怎麼做？這樣的思考會迫使專案經理釐清專案目標的價值，以及專案工作展開規劃是否有任何可以節省開支的替代做法。

因為，即便專案預算通過，也可能因為實際上有太多風險未被估算到，使得專案預算嚴重超支。

就算是再有經驗的經理人，都無法預料到這次新冠肺炎疫情造成如此巨大的影響，假如在最初的財務規劃即採用悲觀預估，這樣當未知的風險發生時，才可以讓手上資金彈性順利運作。

整合行銷專案實戰力「感冒用斯斯，咳嗽用斯斯，鼻塞鼻炎用斯斯」，你還記得哪些朗朗上口的經典廣告詞呢？這些經典廣告從50年代熱播到今天，跨過了無數的年頭，... 整合行銷專案實戰力 王可帆英國東英格蘭大學行銷研究所畢業，試用敏捷手法應付隕石式的需求轟炸，協助組織認識價值排序，將資源投注在最具有價值的事物上。

每個人都可以是ProductOwner，也都應該是ScrumMaster。

您可能也喜歡這些文章 疫情振興如何將本求利？談變局下的成本思維 延伸文章 1TEST測試用2遠距領導的黃金圈法則3身為PM，你要人和還是產出?三種有效專案驅動方式4掌舵與划槳，領航共好團隊5讓每個人成為彼此的英雄 焦點關注 1揭開敏捷神秘面紗這就是人生啊2懂用人，才能建立高績效團隊林娟博士傳授人資長的用人哲學3《PMBOK®Guide》第七版深度剖析4SCORE五字訣建立高績效團隊賦力國際創辦人王一郎先生專訪5緊握職涯方向盤走對方向不迷惘 精選閱讀 1效率百分百！簡單步驟強化專案經理效率！2疫情世代，用專案思維提升職場競爭力330+歲後，論工作你及格嗎？能力再好，不會做人也沒用4保持高度溝通團隊協作工具哪個好？5善用專案管理工具化繁為簡掌控全局成功要訣：超級高階主管領軍　因地制宜 延伸學習 你準備好當主管了嗎？ 專案管理的全球意涵-理論篇_MP4版 最新出刊立即訂閱 moremoremoremore