專案的預算與成本管理101

專案的預算以及成本管理雖然出現了一堆念起來很繞口的名詞，但實際上這些東西都不脫基本常識，大部分是我們在日常生活中就會直覺用到的東西。

只是平常我們直覺用到時 ... 首頁 專案管理 新手PM入門 專案的預算與成本管理101   專案的預算以及成本管理雖然出現了一堆念起來很繞口的名詞，但實際上這些東西都不脫基本常識，大部分是我們在日常生活中就會直覺用到的東西。

只是平常我們直覺用到時，不會給這些東西一個名字，只會覺得事情「就該這麼做」。

確實，事情就該這麼做，日常生活是這樣、專案也是如此。

所以，我這裡用個日常生活的小故事，來進一步說明這些欄位的實質意義。

假設，某天你到突尼西亞出差，而且突然很想喝杯咖啡。

但你對那裏語言不通、更連要去哪買咖啡都不知道了，所以你決定找當地一個會說英文的小助理幫你去買咖啡。

可是現在問題來了。

你並不知道咖啡一杯在當地要多少錢，那位小助理也不知道，所以你不知道要給他多少錢去買。

不知道多少錢就無法給他預算嗎？倒也還不至於。

常用的方法有下列幾個。

一個是完全用猜的，但這很可能偏移很大。

另一個方法呢，是透過過去的經驗來預估。

比方說，台灣星巴克一杯約賣100元上下，突尼西亞生活水準比台灣低，所以最高可能也只是接近這數字；再另一個方法，就是問問當地人、到底一杯咖啡在那邊是多少錢。

那假設剛好周圍都沒人知道咖啡多少錢，所以你無法得到精確的數字；你也不打算用猜的，所以決定用台灣的經驗來預估預算。

你想說，台灣星巴克一杯100元上下，約等於美金3元。

可是畢竟是在外國，就算生活水平比台灣低，很多事情也很難講。

而要人家跑腿、你也不想人家跑去店裡發現買不到而白跑一趟。

所以讓他稍微多帶一些錢也不是不合理，而且對你而言一杯咖啡3元美金也好、4元美金也好都還不至於吃不消。

所以你拿出美金5元，跟他講說你要一杯甚麼口味的咖啡，也跟他講說「你預定」3元內應該是可以買到的。

之所以你給他5元，是要讓他應付沒預料到的問題。

(比方說萬一當地加牛奶、或是加肉桂粉要額外算錢時) 那這裡的5元就是「原始預算」，其中包含了一開始設想的總金額、以及一定比例的風險預備金。

那在我們實際案子的做法內，就是專案的Charter。

目前是根據幾位資深主管的經驗來作預估、並加上一定量的風險預估。

在這時間點，原始預算(OriginalBudget)將跟現行預算(CurrentBudget)一樣多。

好，那拿到這筆錢的小助理。

心裡想說，「雖然我不喝咖啡、可是我知道路口轉角有間餐廳、好像有賣咖啡，我印象裡頭一杯好像是美金2元左右。

」我就去那裏買咖啡吧！ 這個美金2元，就是他自己，根據現實面的理解所預估的「基準」。

理論上，他會比提撥預算的人更了解實際狀況(雖然他也不喝咖啡，最少他是當地人)，所以他會根據需求去思考透過甚麼方式能滿足這需求。

但饒是如此，他的估算也可能有偏差，也不可能百分之百準確。

但這裡並不要求百分之百準確，實際上也不可能能達到。

那這預估的目的在哪呢？在於你要啟動一件事情，心裡總要有個底、要有個基準。

這樣當真的開始執行後，你才會知道執行狀況是比較好、還是比較差。

在專案裡頭，我們也有一個這樣的基準，就是PM將工作列出、定義誰來作、花多少時間來作後得到的成本規劃；也就是所謂的Baseline(後簡稱BL)。

BL是會變動的，也是可以被重新界定的(稱為Re-baseline)。

但Re-baseline並不是要PM去追著金額跑，而是僅在「工作內容變動」時才調整。

比方說，你在小助理正要跑出門時又拉住他，跟他講說，「等等，我想到了，我其實還想買個鬆餅」。

兩人一起算算，發現多個鬆餅預算是夠的，你可能不用多給他錢(現行預算不變)。

但是這時候，他的執行基準可就不再是花2元了！因為2元是咖啡的錢，鬆餅可能要0.5元，所以新基準可能是2.5元。

唯有這樣，當他真的買到咖啡還有鬆餅後，才會知道現在實際花的錢是比基準多、還是比基準少。

否則，他要是不改他的基準的話，他買完鬆餅還有咖啡後，若是只跟當時預估買咖啡的基準($2元)比較，不就失之偏頗了嗎？(但請注意，他的新基準還是在預算內) 今天因為是要追加「產出物」，你會覺得沒差，我或許可以凹他。

但萬一你是追減呢？萬一原來是要買咖啡，結果後來決定換只買鬆餅就好？那你一定會同意比較基準應該從2元改成0.5元。

因為若不改的話，他之後買個1.5元的超貴鬆餅，還會跟你講說「我做得很好啊！你看我買的比2元便宜」。

但實際上根本不是這麼一回事啊！ 好，讓故事繼續。

結果，他下到樓下，發現街角的餐廳居然沒開門。

這時候他心裡想想，想到了三個選項。

1.搭公車去兩公里遠的另一間餐廳買。

(咖啡價錢差不多、可是需要公車錢) 2.去前面某五星級飯店的咖啡廳買(沒去過，所以不知道要多少錢) 3.去超級市場買豆子回來煮給你喝(雖然他不會煮咖啡) 你可能會希望他別選二跟三…或是如果真要做這種選擇，應該先跟你商量一下。

最少也等你評估OK還是不OK，然後他才去執行。

不然他要是直接就去某個飯店先貼錢買了杯20美金的咖啡回來並要你補他差額時，你可能會哭笑不得。

(甚至你可能根本就會質疑，為何自己到時候要補差額給他？明明是他自己私做主張，不是一開始就說好只認同讓他花到$5為上限的嗎。

) 對，你很可能會希望除非他是走選項一，否則其他選項如果要做，最好先來跟自己詢問一下。

因為搞不好你還能想出更好的選擇，或是你說那就今天不喝咖啡好了。

而不是讓他自己做決定，然後萬一最後買了杯昂貴的咖啡要你買單。

萬一他真買了，你會願意買單嗎？ 很可能不會，不是嗎？畢竟，你一開始沒有給這樣的指示、也沒認同這樣的金額，這也是為何你一開始是給$5元而不是$50元。

在此情況下，小助理本來就不該花超過五元的。

這也是為何所有已經爆Charter預算的支出，不管多小我都會指示該立刻回報給Producer甚至CEO知道→因為既然一開始CEO只有認可這麼多錢，那任何超支都是「該被討論的」。

錢若真有必要，而且後面還有可預見的花費，那應該做的是再去爭取預算追加(只有大飯店且一定要買大飯店的咖啡)，而非在既有預算基礎上無限超支。

假設這小助理很有預算概念，所以他選擇搭公車去兩公里遠的地方買咖啡。

那公車錢要2毛，也就是$0.2。

那他在公車上算算，自己已經花了0.2元(ActualTotalcost)，接下來還要買咖啡$2+鬆餅$0.5(Remainingtotalcost)，所以最後的總花費可能是0.2+2+0.5=$2.7。

那跟變動後的基準比較，就是$2.5-$2.7=($0.2)元(Variance–TotalCost)。

那問題來了，搭公車這件事情應該去re-baseline嗎？為何呢？ 本站所有文章未經事先書面授權，請勿任意利用、引用、轉載。

訂閱電子報 送出 關於專案管理生活思維 您正在瀏覽的是ProjectUp（專案管理生活思維）網站。

由兩位管理顧問/企業講師張國洋（Joe）與姚詩豪（Bryan）共同創立。

我們的初衷是建立一個共享知識平台，將專案管理、產品開發、時間管理與企業經營等知識，用淺顯易懂且容易實踐的方式，分享給大家。

如果您喜歡這裡的內容，歡迎分享給身邊的伙伴（請註明原作者與出處）。

也歡迎有空來逛逛姊妹站「大人學」，裡面有更多職涯發展、兩性關係、個人成長相關的精彩內容。

或訂閱同名的Facebook、Instagram專頁，取得最新訊息。

部分內容也會以音頻的形式在「大人的SmallTalk」podcast節目中放送！ Email信箱：[email protected] FB粉絲團 專案管理的生活思維 下載APP   本分類熱門文章 如何製作甘特圖-夏之洋/吳冠德 專案經理需要的特質(上) 如何選擇 PMP 學習專案管理 你該去考PMP嗎？ 職場策略 如何選擇 PMP 學習專案管理 Scrum是甚麼? 工作術 Scrum 學習專案管理 向上管理的五個原則 向上管理 職場政治 溝通管理 本分類最新文章 BCG策略顧問的問題解決法：深挖問題，找到兼具可解性與影響力的SweetSpot 產品經理 如何繪製「專案工作時程表」？ 產品經理 敏捷方法的成功密技（五）：Scrum的三種角色 Scrum 敏捷 產品經理 提升會議效率、避免時間失控的7種開會技巧與案例分析 時間管理 讀《原子時間》：善用下班四小時，社畜也能變老虎 時間管理 隨選文章 千禧年‧金門‧我的第一個專案（續） 組織變革失敗的關鍵原因 【專案管理書摘】關於利害關係人管理-集體開會，只會讓你的產品走向平庸 產品經理 負責跨部門專案時，PM該注意的五大要點！ 學習專案管理 主管熱血訂目標，團隊成員卻完全無感，怎麼會這樣？成功主管都該避免的2個誤區 組織行為 推薦購買 三年後你的工作還在嗎 沒了名片你還剩下甚麼 大人學選擇 若有轉貼需求，請來信討論。

轉貼時禁止修改內容及標題、須保持所有連結、禁止商業使用，並且必須註明原文標題、連結、及作者訊息。

首頁|大人學|關於我們|隱私權政策|服務條款 識博管理顧問公司  台北市大安區仁愛路四段107號9樓  02-2711-2720  [email protected] 專案管理的生活思維©2007AllRightsReserved.