學校不教，但你一定要會的email信件格式禮儀！超基本 - 風傳媒

與人力銀行截然不同的格式寫法，開頭先註明來信者是誰、並直接指名應徵對方公司某 ... 從郵件的「附件檔案」有時候會透露一個人對工作的細心程度，例如檔案名稱，通常 ... VVIP會員 會員專區 支持我們 新聞 新聞總覽 VIP專文 政治 國際 軍事 國內 中港澳 重磅專訪 專題 歷史 調查 風數據 運動 風民調 地方新聞 風影音 公民運動 立院直播 評論 評論總覽 風評 專欄 投書 風書房 文化 財經 財經總覽 商業 華爾街日報選文 經濟 風編輯導讀 科技 國際財經 財經專欄 生活 風生活 職場 旅遊 美食 健康 品味生活 時事話題 娛樂 居家 汽車 下班經濟學 下班經濟學總覽 下班經濟學影音 證券投資 理財 房地產 支持我們 永續未來 Search» 理財 一個中國 房地產 ETF 萊豬 歷史 台灣歷史 股票 投資 蔡英文 立即登入 帳號維護 會員資料 會籍管理 序號兌換 咖啡贊助 贊助紀錄 作者專區 支持我們 登出 會員中心 會籍管理 序號兌換 咖啡贊助 贊助紀錄 WSJ訂閱 支持我們 現正熱映中 熱門文章 更多文章 熱門分享 這些寫信小撇步看似基本，但能好好做到就會讓人對你的印象大加分！（圖／Pixabay） 一封信件的好壞，能讓合作夥伴上天堂或者入地獄，你的信件總是像封萬言書，又或者沒頭沒尾讓人摸不著頭緒嗎？八個書信禮儀的訣竅，讓我們一起從信件開始，展現專業的職場態度！[啟動LINE推播]每日重大新聞通知 最近收到一封信，大約是這樣的內容：「我們公司想要拓展某方面的業務，我們公司一直以來在市場上致力推廣⋯⋯（文長後略），想知道找你合作報價多少？」後面就沒了，連自己的名字都沒有介紹，因此看完後我只好婉拒了；或許你也收過這樣的信件，又或者可能曾經不小心犯過這樣的錯誤，一封落落長的信件，得在字裡行間找重點，信件禮儀的缺乏，又讓人看了有些難受？ 信件禮儀可能影響一次合作機會的成功與否，亦可能因此多一位朋友，或是讓自己的專業度提升，因此人人都應該學會怎樣寫商業書信，接下來我會將一份完整的商務郵件切成幾個環節，手把手的教你怎樣才能寫出一封好的郵件！ 一.請在信件「主旨」就把話講完 簡單扼要的信件主旨，除了能幫對方節省時間，一看標題就知道寄信的目的，還能吸引對方在茫忙的信海中注意到你的郵件；舉一個非常鮮明的例子：求職信。

通常HR的信箱打開來幾乎都是一片人力銀行的自動轉寄信，如果要在其中脫穎而出，只要在標題下點功夫： （圖／Hahow好學校提供） 看出差別了吧！與人力銀行截然不同的格式寫法，開頭先註明來信者是誰、並直接指名應徵對方公司某項職位，表明自己的「來意」，最後的殺招是：「感謝您撥冗閱讀」這幾個字格外有禮貌，給人的感覺比我家樓下早餐店的大嬸還要親切，害我都想跟你點份火腿蛋加大冰奶了。

二.視彼此交情，信件開頭調整稱謂與問候 首先開頭別再Dear來Dear去了，問候語的選定可視「親密度」來使用（而且Dear其實有點「老套」了），可以的話請直接稱對方的「最高職銜」並加上簡單問候語「您好」即可，例如：江校長您好、林老師您好。

如果跟對方的關係夠好、或是對方是平輩，在開頭可改成「Hi」，例如：「Hi小蛙老師！」但如果彼此已經非常熟了，甚至是很親切的合作關係與交情，可以用「Hey！」也沒問題的；上次有位老師回信給我，就直接以：「Hey子威！」作為開頭，整個親切到爆表啊！ 三.寫信時不拖泥帶水，且明確分段，結尾再次提示目的 開頭第一段請先講完重點，對方如果很忙，看第一段就知道這封信跟他有什麼關係，例如要交代什麼、要請他幫忙連繫誰、要索取什麼東西；千萬別寫的落落長，盡量在三段內就講完所有的事，也可以參考推特的字數上限設計，每段盡量不要超過140個字，因為寫E-mail不是寫文章，真的有很多事要交代，就直接打個電話吧！ 如果不得已得用郵件交代多項任務或話題，請一定要「分段」明確，建議在每個段落前用「粗體」加上放大2個字級做成「小標題」，這樣協助讀者在看信時眼睛能夠短暫的休息，算是貼心舉動。

（圖／Hahow好學校提供） 時時都要注意尊重閱讀者的時間，盡量用精簡的文字來敘述事情，不要使用過多的形容詞、語助詞、或是描述太多故事背景，誇張到像寫文情並茂的情書就太過頭了。

最後一段結尾可以感謝對方撥冗閱讀，並再次提醒對方寄信的「目的」，例如通常我與老師的邀訪信件最末段會像這樣： 上述資料供老師參考，感謝您撥冗閱讀此信！最後也再次向您詢問，是否願意接受專訪？期待您的回覆，祝您有美好的一天！ 四.注意「表情符號」與「標點符號」的使用 正式商業信件盡量少用「表情符號」，表情符號的使用並不會讓人覺得你很萌，反而會給人不太正經的印象，要記得E-mail不是在聊LINE，主要是「交代重要事物」與「交換資訊」的溝通方式；當然如果雙方很熟的話，能視情況用些「～、^^、XD」的表情符號，但拜託別用到這種：ヾ("´∀｀")ﾉ 另外寫信時，顧及文字專業性，建議用「中文全形」標點符號，不要一下半形逗號、一下全形逗號，全形標點符號有助於閱讀的順暢感，字跟字之間的間距會相當平衡的分開。

如果想要強調內文重點，可以適當的用「紅色」或「暗橙色」標示出來，但別通篇都紅吱吱（是在寫血書嗎？），一封信盡量維持兩種顏色就好；另外這不是色盲測試，信件一定是白底，所以請避免用一些極難辨識的「亮黃色」、「粉紅色」。

（圖／Hahow好學校提供） 五.附件別疏忽檔名跟壓縮 從郵件的「附件檔案」有時候會透露一個人對工作的細心程度，例如檔案名稱，通常有些人在寄求職信應徵的時候，如果有作品集會疏忽掉替作品命名，一串附件都是「未命名1.jpg」、「未命名2.jpg」、「未命名3.jpg」，這樣很難分清楚哪件才是最重要的作品。

取名也是非常有學問的，如果之間已經傳遞過一份文件，再次寄送的時候請寄得在同一份檔案名稱，加上新的「日期」或「修改版本」，盡量別讓兩份文件名稱相似或相同，不然對方下載後會難以辨識第一版、第二版，還得兩份都打開來檢查，再次重申「請尊重閱讀者的時間」。

最後要注意郵件的檔案夾帶上限，過大或過多的檔案記得要「壓縮」或「轉檔」，例如作品集是很多份jpg、png圖檔，我建議直接轉成一份PDF檔，別一張一張這樣夾帶寄送，盡量讓對方按一次「下載」就行了；如果作品真的太多，也可以改用線上「連結」的方式，或是先上傳到「雲端資料夾」在開啟共享，並在信中說明：「由於檔案眾多，方便的話請至線上閱覽，此為我的：作品集連結」貼心一點請把連結也縮網址，不要一串亂碼網址直接貼上來。

六.記得首次寄信一定要加上「簽名檔」 「簽名檔」會加在郵件中的最下方，用意是留下必要聯絡資訊方便對方將來主動聯繫你，通常會包括：姓名（中/英）、職稱、聯絡電話、分機、E-mail、甚至可以包含公司網站及Logo；當然如果你的社群很業務導向，希望對方未來能與用通訊軟體即時溝通，在簽名檔附上FB、LINEID也沒問題。

七.善用CC和BCC，回覆時也不能疏忽 CC是「副本（CarbonCopy）」的意思，在寄件時通常除了主要「收件人」外，與這封信有關的人可以填寫在「副本」收件人欄位，例如主管、部門同事、或是對方有兩位以上的項目負責人；當對方按下「回覆所有人」時，郵件會自動傳送一封副本郵件給所有CC成員，讓相關人士都知道你們聯絡的內容、處理的時間與進度。

因此如果你回信時，看到對方有CC他的主管、同事，請記得務必選「回覆所有人」，這是基本的回信禮節，因為對方既然會CC，就代表他希望讓自己的主管、同事也知道進度如何，如果只用單一「回覆」，他就得再「轉寄」一次郵件給主管。

（圖／Hahow好學校提供） 而BCC則是「密件副本（BlindCarbonCopy）」的意思，這與CC不同，主要「收件人」不會知道你也將這封信也傳給了誰，可以確保其他人的郵件地址不外流，但又能通知主管「已跟對方聯繫了」；因此BCC大多適合用在講座、研討會的「多人事前通知」上，避免把彼此不認識的人的郵件地址通通流出去了。

八.最後提點，發信前請一定要最終確認 當上面每一個環節都完成了，最後按下「傳送」前建議再把信從頭到尾看一遍，除了檢查錯字外，也試著自己親口唸一遍，如果發現太冗長、或是唸得不順會吃螺絲，就請把拗口的地方刪減一下。

尤其要注意「檔案附件」是否真的夾帶完成，最常疏忽的是忘記加上附件，卻在信件中說：「請參閱附件」之後還得重寄一封就尷尬了！ 永遠要記得尊重閱讀者的時間，好的信件絕對能讓對方感受到你的認真及專業，對方看完一封非常用心又言簡意賅的郵件，一定會覺得跟你合作是件安心、毫無壓力的事！ 文／林子威 本文經授權轉載自Hahow好學校，原文標題：為什麼對方不回我的信？人人必學的職場郵件攻略法 責任編輯／郭丹穎 對職涯或未來出路有些疑問，需要過來人的建議？快來提問，讓學長姐幫助你！ 請關注風傳媒特別企劃「學長姐說」，也歡迎加入FB社團進行討論！ 請看FB社團-學長姐說！ 學長姐說也歡迎讀者分享您的經驗，意者請將基本資料及文章寄至[email protected] 分頁閱讀 Hahow好學校 最近三則報導 吳寶春如何做出世界冠軍的麵包？15歲就當學徒、曾被臭罵太難吃…他親揭終極學習心法 學校不教，但你一定要會的email信件格式禮儀！超基本、能做好印象就會大加分 當主管能因為員工媽媽住院，縱容他偷錢嗎？高層知情後做了這件事，改變了他的人生 看更多 相關報導 糗了！上台報告時出現這些狀況怎麼辦？你的表現在大家的眼中值幾分？ 從賈伯斯、柯文哲、比爾蓋茲著名演講，學4種吸引人的「簡報開場」 朝九晚五不再是理想？打工族、兼差逐漸成主流，以租代聘的工作型態正席捲全球市場 早10分鐘到不算禮貌、午餐時間僅半小時...不可不知的10個德國辦公室文化！ 請病假、加班、下班、值小夜的英文怎麼說？工作職場上，這些句型超實用 40歲，決定你將開始走下坡還是繼續成長！想一直被公司需要，你應該這麼做... 牆面、樓梯、天花板，隨處皆可畫！壁畫彩繪師的「純手工」視覺魔術這樣練成！ 關鍵字： 職場 email 信件禮儀 寄信 風傳媒歡迎各界分享發聲，來稿請寄至 [email protected] 今日精選 為何數百年來，冬至一定要吃湯圓？揭課本沒教的真正由來，多數台灣人不知道的背後故事 把日本人放在法國辦公室工作，他們還會拼死拼活加班到很晚嗎？ [影音]眼睛裡有小蟲漂浮？原來多數人都會有，是什麼原因呢？ 不改掉這10個壞習慣，你的iPhone很快就陣亡！蘋果團隊列出全球用戶最常犯的錯誤 「若有需要慈濟可再洽購BNT」　證嚴法師籲盤點生命：為人間付出，此生無憾 想賞楓不必大老遠跑日本！全台10處最美楓紅景點，最近的離台北市區只要40分 《神隱少女》的5個秘密，宮崎駿的隱喻，20年來我們都沒看懂 名人真心話》被呂秀蓮否決的桃園首長夢　鄭寶清力拚2022黨內出線再挑戰大位 本週最多人贊助文章 本週 7 人贊助，累計贊助金額$ 840 吳典蓉專欄:柯文哲一個人的戰爭 吳典蓉 2021-12-2306:20 正當立法院上演總預算逕付二讀、限期完成新竹縣市合併修法的「輾壓戰」時，台北市議會也上演另一場輾壓戰，... 本週 7 人贊助，累計贊助金額$ 315 夏珍專欄：蔡英文這樣煉成「台灣隊」 夏珍 2021-12-2406:20 四項公投前一周，美國召開民主峰會，前總統馬英九以「不自由的民主」為題，投書聯合報，列舉從二０一八到二０二一年之間的九個案例，... 本週 6 人贊助，累計贊助金額$ 580 汪志雄觀點：失根的蘭花，失智的太陽花 汪志雄 2021-12-2306:40 陳之藩在「失根的蘭花」最後一段這樣寫到： 「我十幾歲，即無家可歸，並未覺其苦，十幾年後，祖國已破，卻深覺出個中滋味了。

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