【職場英文】Email必備懶人包，3分鐘搞定英文書信！

讓我們從基本的信件架構看起，逐步掌握主旨、開頭、內文、結尾等環節，一窺撰寫英文email的5大重點！ 職涯規劃 【職場英文】Email必備懶人包，3分鐘搞定英文書信！ ByDBS,2020/05/30 現今職場上常使用電子郵件聯繫，無論在求職面試階段、外商公司內部、或是與海外客戶往來，英文email更是免不了的溝通工具。

不過，一封完整的email應該具備哪些基本架構？該怎麼寫才能言簡意賅又不失禮？儘管網路上有許多現成的英文信件模板可以參考，但是面對職場上多樣的溝通情境，若貿然套用模板卻忽略用字遣詞的細節，反而容易出錯，甚至造成誤解。

因此，讓我們從基本的信件架構看起，逐步掌握主旨、開頭、內文、結尾等環節，一窺撰寫英文email的5大重點！ (1)架構-下筆前掌握email基本架構 無論中文或英文，email架構基本上由「主旨、開頭(稱謂)、內文、結尾敬語、署名」共5個部分組成(如下圖)，僅在段落、標點等格式細節上略有差異。

以段落編排為例，英文信件可以和中文一樣，在每段開頭縮排(如下圖，縮排約4~5個字母的空間)，也可以選擇齊頭式的寫法，讓信中每段文字都從左邊邊界起頭；標點符號部分，英文書信主要使用「半形」的逗號（comma）與句號，將標點符號接續在單字後方，並與下個單字間保留空格，應避免使用中文的全形符號。

(2)主旨-好的email主旨應符合哪些條件？ 一封好的email必須具備「用字精簡、目標明確、呼應內文」的信件主旨！若主旨欄位空白或詞不達意，不但可能使收信人漏掉信件，也容易造成誤解，被當成垃圾信件處理。

尤其對於求職、產品行銷、合作洽詢等收件者「未必需要回信」的情境，如何讓自己的信件從收件人每天可能收到的上百封信件中脫穎而出，勢必需要一個言簡意賅的信件主旨！ 主旨需要多「精簡」？如何呼應內文？ 以下表為例，儘管信件的主旨文字應簡短有力，但仍須要適當融入內文重點，才能讓收信者一目了然，掌握「來信者目的」，避免在第一時間只感到「關於哪方面的問題？」、「有哪些請求？」、「要促銷什麼？」等困惑，甚至因而選擇忽略該信件，優先處理其他主旨明確的來信！ (3)開頭-Dear？Hi？稱謂怎麼用才不失禮？ 英文Email開頭通常會在收件者名字前搭配Dear和Hi以示禮貌、友善，但是該怎麼用才不失禮呢？一般而言，正式信件常使用「Dear_______,」開頭，這裡的Dear並非直譯為中文的「親愛的」，而是一種正式且親切的打招呼方式，類似「致⋯⋯」的概念，可用於對客戶、上司、長輩等較正式、禮貌的溝通情境；Hi則適合更為親近、熟悉的對象，例如朋友、同事間聯繫等比較輕鬆的信件氛圍。

若以職場的情境而言，我們通常可以從3個原則判斷該使用Dear或是Hi，也可以參考下表的舉例整理： 1.寫信的性質及目的 2.與收信對象的熟識程度、輩份或位階差異 3.國情與企業文化 如果還是難以判斷呢？最簡單的方式就是複製對方來信的稱謂比照辦理，確保不至於冒犯對方；若是第一次與對方聯絡，則建議使用Dear較為保險。

若使用稱謂，留意男女、職業有別！ 此外，傳統紙本書信的開頭常使用「Dear+稱謂+姓氏」的完整寫法，在部分正式的Email也會使用，稱謂通常會依性別、職業區分，下表為大家整理幾個最常用的稱謂。

值得留意的是，因為稱謂是簡寫，連同句點算是一個單字，所以和姓氏之間要有空格，不可連在一起，例如「Mr.Trump,」，而非「Mr.Trump,」。

(4)內文-該如何呈現才能言簡意賅？ 一封好的英文信件，最重要的是簡單明瞭。

因此，第一段通常會開門見山說出來信的目的。

若是非正式的信件則多會先以噓寒問暖做開頭，先關心對方一番。

針對職場情境的商業書信，我們整理幾個經常被使用，但需要特別注意與避免的字詞和用法，在撰寫時要多加注意，才不會造成對方的誤會(如下表)。

英文email在內文的各段文字之間，通常會善用「空行」的形式，讓信件排版更舒適也更容易閱讀。

例如開頭稱謂與內文之間、各段落之間都可用空行隔開。

小提醒：若以商業書信而言，信件的結尾通常會加上一句收尾的話，例如表達感謝之意的「Thankyouforyourassistance.」或表示期待對方回覆的「Lookingforwardtohearingfromyousoon.」。

(5)結尾-用對結尾敬語，讓你有個完美的結束！ 説到英文書信的結尾用語，大家最熟知的就是「Bestregards,」或「Sincerely,」，其實除了這兩個，還可以根據email的情況以及對象來使用不同的結尾用語，讓你的email有個更完美的收尾！ 看完職場英文email的5大基本要領，想必你已經了解一封好的英文email需要具備什麼條件，只要多加練習與熟悉，很快就能脫離只會套用模板的日子了。

就如同前面所提，一封得體的英文email可以適時展現你的專業，也會影響對方對自己的評價，所以千萬不要忽視英文email的書寫學問！ 認識星展銀行求職機會：https://go.dbs.com/2pemDan 理不理財很有事-職場系列 •外商公司與你想的不一樣，六種產業企業文化大解密！ •海外求職難不難？新加坡求職大解密 •這些Email、辦公室開會常見的英文縮寫，你都寫對了嗎？ 本篇文章部分資訊來源參考自國立台灣大學史嘉琳老師之臉書粉絲專頁（KarenonIvyLeagueAnalyticalEnglish）及熊偌均MelissaHsiung文章(https://homepage.ntu.edu.tw/~karchung/BetterEmail.pdf) 職涯規劃 更多故事