[教學] 用Lotus Notes 建立文件資料庫，做好個人知識管理！

2008/7/29. [教學] 用Lotus Notes 建立文件資料庫，做好個人知識管理！ 2008/7/29 [教學]用LotusNotes建立文件資料庫，做好個人知識管理！ [小財神有問題!]IT人要吸收的資訊很多，你有什麼好的個人知識管理辦法嗎？針對小財神問的問題，是要問「個人」知識管理辦法，我不否認寫在Blog裡，或是使用網路書籤都是不錯的方法。

而所有的方法也都需要在建立時先做好分類管理，才方便日後尋找。

但是，對於上述的方式，不免有幾個問題需要注意：1.如果寫在Blog裡，是否會有著作權問題？相信有關著作權問題現在大家都有點認識了，我們找的資訊與資料，不論是新聞或是心得或是教學...大部分都是別人辛苦的結晶，也都有著作權保護的。

引用聯合新聞網的聲明：「使用者下載或拷貝網站的內容或服務僅限於供個人、非商業用途之使用，但不得以任何形式傳輸、散布或提供予公眾。

」也就是說，當你把該站上面的新聞內容轉貼在自己的blog上的時候，其實已經違反了他們的聲明，他們是可以告你的！2.使用網路書籤，或是blog上放連結的方式，如果沒有網路，或連結失效，或是網站維修...等網路問題時怎麼辦？相信大家也知道，有很多資料，我們需要的時候通常都是臨時的。

當你臨時要找一個放在網路上的資料的時候...沒網路！那不就昏倒？你明明知道你有這個資料但是你卻沒辦法查....殘念＠＠所以，我的「個人」知識管理辦法，當然主要還是放在自己的硬碟裡，然後再搭配blog(有授權的文章or引用)及網路書籤。

這樣就有雙重機制，不但自己要使用時很方便，也可以跟他人分享。

而放在硬碟的方式，當然建分類資料夾再放入文件也是一種，但我這邊介紹另兩種也不錯用的方法給大家：1.LotusNotes資料庫：因為公司使用Note系統，所以我接觸到這個好用的軟體，不過，我只是個最最基層的使用者而已，這軟體有太多強大的功能，而我還沒有那種功力，所以我用的方式很簡單。

就是使用內建的範本建一個圖書館資料庫這樣而已。

然後再搭配上Notes的全文搜索，就超級好用了～而因為Notes每一個資料庫就是一個檔案，所以備份也是非常非常的容易...只要把該檔案複製一份就可以了～有時間的話我可以再寫一篇間單的教學給有需要的邦友們^^2.MicrosoftofficeOneNote當然我也知道LotusNotes是比較不大眾化的軟體啦XD，所以這邊提供另一個比較大眾化而且也不錯用的軟體，那就是office家族的OneNote。

有關OneNote的使用，這邊有一篇Rex1112這邊有一篇寫的教學說說ONENOTE2003SP1的使用圖文並茂，大家可以參考參考。

這邊當然就是要分享一下我使用Notes建個人資料庫的方式，事先要說明的是，Notes的版本有很多，目前已經有8.0版了，但我這邊使用的是Notes6.5繁體中文版，事實上因為我沒有用到太進階的功能及設定，所以各版本的建立方式應該不會相差太多。

1.首先切換到工作區，選取一個你想使用的工作桌面2.點選「檔案」-->「資料庫」-->「新資料庫」3.在跳出的對話框中：(1)伺服器選取「本區」==>代表使用本機當伺服器(2)將「建立要搜尋的全文檢索」打勾(3)選擇「文件資料庫」範本(4)確定4.這樣資料庫就建好了，這時會自動開啟該資料庫，並且此資料庫會出現在你剛才選取的工作桌面上：5.要在資料庫裡建立新文件，首先開啟該資料庫後，切換到該資料庫頁籤，然後點選「新文件」：6.這時會開啟一個新文件頁籤，焦點也會自動切換至該頁籤上。

(1)首先打入文件主旨(2)再來選取分類：點選旁邊小箭頭，選取關鍵字，這是類似標籤的用法。

(3)若沒有關鍵字，你可以在「新關鍵字」裡面輸入，使用半形逗號可輸入多個新關鍵字(4)輸入內容：除了打字、貼圖之外，Notes還可直接附加文件，直接將要附加的文件拖曳至頁面上即可(5)完成後按下「儲存後結束」7.這樣，你已經成功在你的資料庫裡建好文件囉～8.左側視窗可讓你切換檢視方式，切換至「依照類別」即可看見文件依照你剛剛下的關鍵字分類顯示囉～9.有朝一日當你的文件累積的越來越多的時候，可能會有很多分類，或是同一個分類下會有很多的文章，這時你可以使用上方工具列的「全部收合」，方便你更快速尋找到你想要的分類。

10.那麼，這麼辛苦建立的知識寶庫，當然得備份一下以免發生意外囉，那要怎麼備份呢？很簡單～首先我們先瞭解一下，在Notes裡的東西，無論是你的信箱、通訊錄、行事曆等等，統統都是以資料庫為單位，而每一個資料庫就是一個檔案。

換句話說，要備份你的文件資料庫，只要把該檔案複製一份保存好就可以囉～那麼檔案在哪裡呢?預設是在C:ProgramFilesLotusNotesdata資料夾底下，如果不是使用預設但是忘了在哪，可以從「檔案」->「細項設定」->「使用者細項設定」查詢而該資料庫檔案名稱則可以在工作桌面上的該資料庫直接按右鍵->「資料庫」->「屬性」查詢如圖，只要將該檔案備份就OK囉～就這樣，是不是很簡單呢？如果你也有使用Notes系統，不妨試試看吧！ 張貼者： Kay 於 15:54 以電子郵件傳送這篇文章BlogThis！分享至Twitter分享至Facebook分享到Pinterest 標籤： 知識管理, 教學, LotusNotes 沒有留言: 張貼留言 較新的文章 較舊的文章 首頁 訂閱： 張貼留言(Atom) 2008北京奧運 (2) 知識管理 (4) 教學 (4) 創用cccc-by-sa (1) 智慧財產權 (1) 無料才是王道 (26) 著作權 (1) 貼圖 (1) 新奇 (2) 資訊安全 (1) 遠端 (1) 鐵人賽 (30) blogger (3) Chrome (3) CloudHD (1) Dropbox (1) FireFox (1) Google (13) GoogleAdSense (1) GoogleDocs (2) Googlepagecreator (1) IT邦幫忙 (34) LotusNotes (1) My (3) News (4) PCMan (1) Picasa (1) WiMAX (1) Windows (2) Archive ►  2012 (1) ►  三月 (1) ▼  2008 (60) ►  十月 (15) ►  九月 (22) ►  八月 (20) ▼  七月 (3) Google好厲害 [教學]用LotusNotes建立文件資料庫，做好個人知識管理！ [教學]怕貼圖變成叉燒包嗎？教你用google放圖片！ 追蹤者 回應 載入中…