如何寫英文Email？一次搞懂英文信件架構、開頭、結尾！

1. 開頭稱呼語Greeting · Dear Columbus, · Dear Sir, · Dear Madam, · Dear Sir / Madam, · Dear Hiring Manager,. SkiptocontentHeyguys!What’supeverybody?我是英文庫的Columbus，在職場上，商用英文email是絕對少不了的，但你是不是常常寫沒多久就放棄了呢？我以前在成人美語補習班教英文的時候，發現很多年輕人會來補習班是因為他踏入社會後的第一份工作，就被老闆要求寫英文Email，那一刻他才深深覺得「為什麼當初沒有認真學英文」而向我求救。

但是，好消息是你只要稍微去觀察別人如何撰寫英文Email，自己實際寫過幾封之後，會發現架構大同小異，而且就你的行業和職位而言，內容需使用到的句子也相差無幾，換句話說，你只要挺過最初的「恐慌期」，後面就會越來越順利了。

今天我整理出英文Email的懶人包，讓你不再頭痛，跟著做就能夠輕鬆寫出一封商業書信嘍！一般Email的架構想寫出一封好的email，最重要的不外乎是掌握email的架構。

一般來說，可分為六個步驟，順序會是「開頭稱呼語(Greeting)➡自我介紹/問候(Self-introduction)➡目的(Purpose)➡內容(EmailBody)➡結尾(Closing)➡結尾敬語(Sign-off)」，以下是包含完整email架構的範例。

HiColumbus,（開頭稱呼語）Ihopeyou’rehavingagreatday.（自我介紹/問候）Itwasgreattohearfromyou.I’mwritingtoyouinresponsetoyouradvertisement.（目的）Couldwesetupameetingonthis?Letmeknowwhen’sbestforyouandwecanarrangesomething.It’dbegreattodiscussthisinperson,ratherthanbyemail.（內容）Ifyouhaveanyfurtherquestionsonthis,pleasedon’thesitatetoask.（結尾）Allthebest,（結尾敬語）Donna（簽名）嗨，哥倫布：希望你有個美好的一天！先前能得到你的回覆真是太好了，這封信主要是要回覆你的廣告事宜。

我們是否能直接約個時間見面呢？麻煩告知我你方便的時間，以便做後續的安排，相信能當面討論，會比用email還要清楚。

如果你有任何問題，歡迎與我聯繫。

祝　一切順利唐娜1.開頭稱呼語Greeting比較正式的情況下，會以Dear開頭，對象通常是不熟悉、身分或地位較高或比自己年長的對象，例如：老闆、主管、長輩等，標點符號方面，逗點和冒號皆可。

DearColumbus,DearSir,DearMadam,DearSir/Madam,DearHiringManager,如果沒那麽正式，對象是朋友、同學或熟悉的同事，可以直接使用Hello或Hi開頭。

Hello,Hi,Hithere,HiColumbus,2.自我介紹/問候Self-introduction一般第一次與廠商或公司往來的時候，勢必要先自我介紹，包含你的職位和公司。

MynameisXXXandIamtheXXX（什麼職位）from（company)我的名字是_____，我是某公司的某職位。

MynameisColumbusandIamtheownerofEnglish.cool.我的名字是哥倫布，是哥倫布英文庫的所有人。

若你已經與對方往來幾次，或對方原本就已經認識你了，則可以使用問候語句。

Hopeyou’rehavingagreatday!希望您有美好的一天！HappyWednesday!快樂星期三！Ihopeyou’redoingwell!希望您一切都好！Ihopethisemailfindsyouwell.希望你收到這封email時一切安好。

如果這封email是一個回覆，你可以以“Thankyoufor…”作為信件的起頭，簡單地表達感謝之意。

Thankyouforyourlastemail.謝謝您上次的來信Thankyouforyourquickreply!感謝您的迅速回覆Thankyouforcontactingus.感謝您與我們聯繫若你是愛回不回的那種人，或不小心太慢回覆，當然要先以sorry表示自己的歉意或不好意思啦！Sorryforthelatereply!很抱歉這麼晚才回覆3.寫信目的Purpose在信件一開始就講明目的，可以讓對方快速了解並掌握這封信件想傳達的內容。

比較正式的情況，可以用Thepurposeofmyemail（我的email的目的是…）作為開頭。

Thepurposeofmye-mailistorespondtoyourquestionaboutourproduct.我的來信是為了回應您有關於我們產品的問題。

Thepurposeofmye-mailistoaskfortheinvoiceontheorder.我的來信是為了要求訂單的發票。

Thepurposeofmye-mailistoconfirmourFridayappointment.我的來信是為了確認禮拜五的約會。

Thepurposeofmye-mailistodiscussyourproposal.我的來信是為了討論您的提案。

若是信件沒有這麼正式，能依照自己的習慣做不同的變化，例如：”I’mwritingto+V.”或是“Iwouldliketo+V.”。

I’mwritingtodiscussyourproposal.我想和你討論你的提案。

Justaquickemailtodiscussyourproposal.快速簡要地跟你討論一下你的提案。

Iwouldliketodiscussyourproposal.我想和你討論你的提案。

4.主要內容EmailBodyEmail的內容會根據你的目的而有所不同，需要由你為它量身打造，但以下提供幾個實用的片語和例句，幫助你能應用在Email當中喔！forthefollowingreason(s)原因如下Wehavedecidedtocancelthemeetingforthefollowingreasons.由於以下原因，我們已經決定要取消這場會議。

intermsof 就…而言Wearedoingwhatisbestforourcustomersintermsofthequalityofourproducts.就我們產品的品質而言，我們一直都為客戶提供最好的。

getofftheground 開始做Itwilltaketimeandmoneytogettheprojecttogetofftheground.為了讓這個計畫開始進行，將會耗費時間和金錢。

5.結尾Closing到了信件的尾聲，通常會簡單表示祝福或感謝，或者期待後續對方能予以回覆。

A.祝福語Haveagreatday祝您有個美好的一天！Haveagoodone.祝您愉快！B.感謝對方Iappreciateyourhelp.感謝您的幫忙。

Thankyouforyourtime.感謝您撥空閱讀這封信件。

Thankyouforyourconsideration.感謝您的考慮。

C.提供對方協助Ifyouhaveanyquestions,pleasedon’thesitatetocontactme.倘若您有任何問題，歡迎與我聯繫。

Ifyouneedanyfurtherinformation,pleasefeelfreetocontactme.如果您需要任何進一步的資訊，歡迎與我聯繫。

D.期望得到對方回覆Ilookforwardtohearingfromyou.期待得到您的回音。

E.附上文件，請對方參考IhaveattachedthePDFdocument.我已附上PDF文件。

6.結尾敬語Sign-off終於熬到最後一關，表達內心敬意還是少不了的，一樣按照對象的不同，使用適當的結尾敬語，不要再只會一招Bestregards啦！常見的結尾敬語：Regards,Sincerely,Yourssincerely,Kindregards,Warmregards,Bestwishes,Allthebest,非正式結尾敬語：Cheers,Takecare,That’sAllforToday看完這篇文章，相信你更知道該如何一步步寫出有模有樣的英文email，下次老闆再提出這樣的要求，再也不必頭痛了！如果你想要觀看影片版本，請點👉英文Email開頭/結尾/問候語怎麼寫？英文電子郵件大解析！哥倫布ColumbusHi!我叫哥倫布！我是EnglishCool創辦人！每天跟團隊研究如何為你們寫出實用的英文教學文章！YouMightAlsoLike【機場英文】地勤？報到？行李箱？來一次搞懂！July17,2021「寄放行李」英文怎麼說？如何跟飯店說？（含對話）October20,2020「不好意思」英文怎麼說？Excuseme?Sorry?來搞懂！March3,2020【運貨必備英文】出貨進貨/海運/清關/報關行/簽收/材積/電放？來一次搞懂！July16,2020【商務縮寫】KPI、PM、TBD、WFH等是什麼意思？April23,2020【過年相關英文】農曆過年、拜拜、紅包、春聯等英文怎麼說？November28,2020歡迎來到英文庫！我們每天為你創造最實用的教學文章！若想支持我們，可以看看下面的課程，把發音、文法學好！